Expertos en comunicación estratégica y control de crisis

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Orkatz Orrantia Albizu y Mikel Orrantia Diez. Socios Directores y Consultores

sábado, 29 de octubre de 2011

Como hablar en publico. Técnicas de presentación en publico. (Por: Mynima)

Como hablar en publico.
Técnicas de presentación 
en publico.

27 oct 2011 por Sergi

Hoy vamos a ponernos algo técnicos.

Hemos hablado alguna vez de la importancia relativa del PowerPoint para hablar en público. Sólo hay una cosa peor que intentar utilizar el PowerPoint como soporte único para hablar bien en público, y es utilizar un mal PowerPoint (o Keynote si usáis Mac).

Una de las quejas más frecuentes entre asistentes a una presentación en público es la calidad de las diapositivas. Raramente se comentan en positivo, pero muchas en negativo. ¿Qué podemos tener en cuenta al prepararnos para hablar en público y estar preparando un Power Point (o Keynote)?

Fotografía creada por Luiz Nonato's usada bajo una licencia CC BY-NC-SA 2.0
-           Contraste Texto negro sobre fondo gris = no leo bien. Intentemos maximizar el contraste. Yo uso caso siempre fondo blanco, y en ocasiones fondo negro. A medida que he adquirido experiencia al hablar en público, he ido abandonando los fondos creativos. Rebajan el contraste, distraen y no aportan nada.
-           Movimiento Texto que entra en espiral, fotos que botan por la pantalla, muy bonito, muy ineficaz. No mejora tu mensaje, y de nuevo, distrae.Te medirán por lo que dices al hablar en público, no por las volteretas del texto
-           Colores Texto amarillo sobre fondo violeta. Fondos ocre o rojos al hablar de temperaturas bajo cero. Fondo verde con texto naranja Ugh! Y por favor, olvidad especialmente el fondo “arco iris”
-           Hablar bien en público es hacer llegar el mensaje. El PowerPoint nos ayuda a no perdernos, facilita la expresión de conceptos (por ejemplo con gráficos) y debe ser un punto de apoyo para nosotros, no un enemigo. El exceso, resta.

24 oct 2011 por Sergi

Hablar en público empieza antes del momento en que nos ponemos delante de tu audiencia.

Lo que hacemos unos minutos antes de empezar a hablar en público, influirá en nuestro resultado. Hay una serie de cosas que es mejor no hacer y otras que es mucho mejor hacer.

Que no hay que hacer?

-           Reestructurar la presentación, cambiar de orden las diapositivas, intentar añadir cosas de última hora. Sólo conseguirás debilitar tu mensaje y reducir tus posibilidades de hablar bien en público
-           Ajustar los tiempos y tus compromisos de manera que llegues con el tiempo muy justito a tu presentación
-           Comer o beber mucho. Nunca es una buena idea, pero especialmente antes de hablar en público.

Fotografía creada por Giorgio_ usada bajo una licencia CC BY-NC-SA 2.0
Qué tengo que hacer antes de hablar en público?

-           Visita el lugar de la presentación, familiarízate con el espacio y siéntete “en casa”. Cuando más cómodo estés, mejor conectarás con tu audiencia.
-           Intenta saludar a tu audiencia antes de que se sienten, o entabla un diálogo corto con varios de ellos. Habla de temas más o menos intrascendentes. Nunca del tema sobre el que vas  a hablar en público. Empieza a bajar la barrera antes de empezar
-           Si no eres el único que presenta, escucha a los demás. Te servirá para ver qué temas cercanos al tuyo se tocan y cuál es el tono y nivel de los demás. Además, te servirá para ver que tipo de audiencia tienes y prepararte (pregunta mucho o poco, es silenciosa o ruidosa, tiene un nivel alto o bajo)
-           Unas horas antes de la presentación, regálate algo. Da un paseo por la zona que te gusta, habla con amigos, relájate y céntrate positivamente.

En definitiva, utiliza tu tiempo antes de hablar en público de la mejor manera, y eso te ayudará muchísimo

20 oct 2011 por Sergi

Al plantearte una presentación en la que quieres hablar bien en público, empieza por visualizar el final.

Siente cómo quieres que la gente te vea al final, que comentarios quieres recibir, conviértete en uno más del público y contémplate a ti mismo hablar en público.
Una vez tengas esta imagen, reconstruye hacia atrás tu presentación en público y intenta visualizar que te llevará hasta allí: una introducción brillante (¿qué podría hacer?) aquel ejemplo tan ilustrativo que recordaste, aquella historia personal que encaja perfectamente con la idea que quieres transmitir, y el cierre final del resumen que vas a  hacer después de hablar en público.

Desmenuzar la presentación en esas fases mirando hacia atrás, te permite construir una estructura fiable sobre la que construir tu presentación en público. Son los pilares que harán que no sólo visualices un final positivo de tu presentación en público, sino que llegues exactamente hasta donde quieres llegar.

Fotografía creada por N-Ko usada bajo una licencia CC BY-NC-SA 2.0
Piensa en cómo abrirás la presentación en público. Es todo un arte enganchar al público en ese primer minuto en el que decide si vale la pena haber venido. Luego piensa en algo original que haga que más que hablar en público, comuniques con el público. Y finalmente, piensa qué mensaje final vas a transmitir. Como a esas alturas ya habrás conectado, cierra con algo íntimo, directo y dirigido al sentimiento. Nunca falla.
Hablar bien en público consiste también en planificar bien tu presentación. No lo olvides!

17 oct 2011 por Sergi

No es difícil hablar bien en público, ni siquiera hablar en público. Lo que es más difícil es convencer a la audiencia de los puntos sobre los que queremos convencerle.

Ese es el objetivo. Pues voy  a darte una buena noticia: no vas a conseguirlo. Y eso te permite relajarte y mandar tu mensaje durante tu presentación en público sin presiones del objetivo final.

Intentar convencer a alguien en una sola sesión es una tarea casi imposible. Hablar bien en público ayuda a conseguir el objetivo, pero no necesariamente vas a conseguirlo. Como hemos dicho en otras ocasiones, el asistente va a quedarse como mucho con una o dos ideas de todo lo que has dicho. Las procesará, las interiorizará, probablemente buscará otras fuentes, y finalmente puede que la haga suya. Pero este es un proceso que no hará durante el tiempo que empleas en hablar en público. Necesita más tiempo.

 Fotografía creada por Kainita usada bajo una licencia CC BY-SA 2.0
Así que, cuando hagas una presentación en publico, centrate sólo en tres cosas:

-        Conectar con la audiencia
-        Esforzarte en que UNA o DOS ideas queden claras
-        Que el público te vea como un experto en el tema

Lo demás vendrá solo. Repito, hablar bien en público mejorará tus niveles de éxito, pero nadie garantiza que ese éxito suceda justo después de terminar tu presentación en público

14 oct 2011 por Sergi

Cuando hacemos una presentación en público, tenemos el doble de orejas que de asistentes escuchando lo que decimos. Y no todas con buenas intenciones.

Tenemos que ser muy escrupulosos en cómo presentamos la información al hablar en público, pero también en cuál es la información que presentamos, la terminología que usamos y especialmente si nos dirigimos a una audiencia técnica, la utilización correcta de los términos. En caso contrario, después de presentar en público, puede que alguien del público nos corrija, de una manera más  o menos en público (depende si en el turno de preguntas o al finalizar, más en privado).

A mí me ha sucedido en dos ocasiones y he asistido a una presentación en público en la que lo sufrí.

Fotografía creada por Nick J Webb usada bajo una licencia CC BY 2.0
En cierta ocasión, un asistente se dirigió a mí en el turno de preguntas y me dijo que, incorrectamente, había hecho una referencia sobre el mar del Norte, cuando en realidad era el Báltico (tenía razón).  En otra ocasión, alguien se  acercó a mí al final de una presentación y me dijo que había estado usando indistintamente la palabra “cliente” y “consumidor”, cuando eran dos cosas distintas. También tenía razón.  Y recientemente, estuve en una presentación en que uno de los ponentes estuvo insistentemente confundiendo ventas con beneficio. No dije nada…

No es por poner más nerviosos a los que no os gusta hablar en público, pero la gente hace una escucha muy activa durante vuestra presentación en público. Y eso es bueno, porque quiere decir que están atentos. Pero por vuestra parte, debéis estar seguros que al hablar en público, no dejáis lugar a la mala interpretación. Por eso es bueno ensayar delante de otros.

12 oct 2011 por Sergi

Durante nuestra presentación en público, el asistente a la misma  va a estar sometido a un flujo de ideas , temas e informaciones que va a tener que simplificar para poder asimilar.

Nuestro cerebro no puede tratar temas demasiado complejos, y tiende a tomar atajos y reducir la complejidad de cualquier  tema.

Por ello, cuando vamos a hablar en público, tenemos que tener en cuenta dos conceptos que a veces se confunden: complicado y complejo. ¿Cuál es la diferencia?

Pilotar un avión es complicado. Hay que estudiar mucho, conocer y controlar muchas variables, pero después de un tiempo sabemos que cuando pulsamos la tecla A vamos  a la derecha y cuando la tecla B a la izquierda. Es decir, podemos llegar a aprender qué tenemos que hacer para que pase algo más o menos de manera predecible.

  Fotografía creada por Pepa García usada bajo una licencia CC BY-SA NC 2.0
Las relaciones humanas son complejas. Llegamos a casa con un regalo para nuestra pareja, y ese día nos dice: Ah! Que bien, déjalo ahí que estoy haciendo otra cosa. No es la reacción que esperábamos. Al cabo de unos días, hemos parado en el super a comprar leche y al llegar se lo decimos. Reacción: besos, abrazos y muchas gracias por ahorrarme el viaje. Impredecible.
Al hablar en público, la situación es compleja. No sabemos cómo va a reaccionar el público, no sabemos si conectaremos, no sabemos qué haremos ai algo pasa…Nuestro trabajo , lo que tenemos que conseguir practicando, leyendo, con alguien que nos guíe, es pasar de una situación compleja a una complicada. Es decir, que sepamos lo que tenemos que hacer para que al presentar en público, todo vaya en la dirección que nos interesa: hacer llegar nuestro mensaje.

8 oct 2011 por Sergi

Escuchar, escuchar….
Durante esta semana he sufrido los problemas del cambio de proveedor de Internet (motivo de la interrupción de este blog sobre como hablar en publico).

En el centro de las llamadas y discusiones con el nuevo proveedor, he reafirmado lo que ya sabía: no escuchamos.

Una de las personas de atención telefónica estuvo hablando más de dos minutos sobre un tema absolutamente no relacionado con el tema del que hablábamos.
¿Porqué?
Probablemente porque tenía un guión, y lo seguía. No es lo mismo que hablar en publico, pero está relacionado de alguna manera. Veamos cómo.

  Fotografía creada por Solofotones usada bajo una licencia CC BY-SA 2.0
He comentado varias veces que al hablar en publico tenemos que seguir nuestro objetivo principal, que es transmitir nuestro mensaje. Pero sólo transmitir no es suficiente. Al hablar en publico una parte de nuestro cerebro tiene que estar “registrando” qué es lo que pasa en la sala. Observar los signos de que estamos perdiendo el contacto, entre ellos:

               Cambios de postura frecuente
               Más y más público que consulta el teléfono
               Menos y menos gente tomando notas

La comunicación al presentar en público, es como en el terreno privado, de dos direcciones. Recordemos “escuchar” al publico mientras hablamos.

28 sep 2011 por admin

Cuando hacemos una presentación, tenemos que recordar que no nos movemos en un lienzo, sino en tres dimensiones. El espacio por donde nos movemos no es plano, podemos salir de él, y eso aumentará nuestro contacto con la audiencia al hablar en publico.

Este tipo de aproximación al hablar en publico es especialmente útil cuando hablamos de algo relativamente personal.: una presentación motivadora a nuestra red de ventas, una explicación a un grupo cercano, etc. O cuando queremos intencionadamente mostrarnos cercanos , “de carne y hueso”.

Precaución en estos casos: la combinación de humor y cercanía no es muy recomendable, ya que causa un efecto de exceso de cercanía, que afectaría también a la conexión.

“Nos desconectamos tanto de lo que es demasiado lejano como de los demasiado cercano”.

Si es una presentación formal, el movimiento es también positivo, pero hay que cuidar en este caso especialmente el espacio personal de este tipo de audiencia. Lo que un grupo cercano puede tolerar, sería poco confortable para un grupo con menos relación personal con nosotros.

  Fotografía creada por Tnarik usada bajo una licencia CC BY-SA 2.0
Podemos salir de nuestra zona de presentación (una zona imaginaria de aproximadamente un metro por delante y por detrás de donde estamos colocados) pero no alarguemos demasiado esta zona. Si soy audiencia y de alguna manera te estoy examinando, te quiero lejos, no cerca, y si rompes mi zona de seguridad, voy a desconectar, porque estaré más preocupado en que regreses a ella que en lo que dices.

Así pues, cercanía en grupos afines, aproximación comedida en grupos formales, sería la regla al hablar en publico.

27 sep 2011 por admin

Hoy he ido a una conferencia a la que me habían invitado. Y me he aburrido. Muchísimo. Porqué? No porque el ponente fuera especialmente malo, no era lo que decía, sino cómo lo decía. Y sobre todo, sobre todo, lo que tardaba en decirlo.

El tiempo es oro, y al hablar en publico aún más. No puedes disgregar al hablar en público durante 3 minutos algo que el público ha entendido en 30 segundos. Porque los 2 min 30 segundos restantes me estás poniendo en bandeja que me distraiga.

 Fotografía creada por TrinitroX usada bajo una licencia CC BY 2.0
Todo es un tema de percepción. Veamos.

Para un niño pequeño, cada minuto es una hora. Si le castigamos, con estar en el rincón un minuto es como si le castigáramos una hora. Cuando alguien, al hablar en publico, presenta sin rumbo, volvemos atrás, y ese minuto se nos hace eterno. Por eso, tenemos que estar seguros de no disgregar.

¿Cómo lo podemos hacer?

Os propongo un ejercicio, que se puede aplicar a muchas cosas: reducid vuestra presentación a diez segundos. Y os aseguro que no hay nada que no pueda reducirse a diez segundos. A partir de este extremo, puedes ir expandiendo y aprendes a controlar los tiempos. Y a no disgregar al hablar en publico.

Un problema relacionado es pasarse de tiempo. Una regla que te puede ayudar es calcular aproximádamente 30 segundos por diapositiva. Luego añades un 50% y eso es aproximadamente el tiempo que tienes.

Calcula siempre que es mejor quedarse corto que pasarse. Siempre podrás llenar el tiempo que te falta con alguna historia o situación real. Pero si te pasas, me desconecto.

22 sep 2011 por Sergi

Este es un tema algo más técnico de las presentaciones en publico. Las diapositivas se leen en el mundo occidental de izquierda a derecha. La dirección de nuestra mirada también.

Cualquier elemento que mire en dirección contraria, crea una disonancia que puede ser deseada o no. Si mezclamos imágenes con texto al hablar en publico, tienen que seguir una lógica.

Veamos un ejemplo: Cuál de las dos diapositivas siguientes tiene una mejor lógica de diseño?




Nuestra vista sigue instintivamente la dirección marcada por los corredores, con lo que reforzamos más el mensaje colocándolo en la línea de la carrera, a la derecha.
Cuando usamos gráficos al hablar en publico, fotos o mezclas de texto, tengámoslo en cuenta: el texto debe seguir la dirección marcada por la imagen.

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